editie 25 / april 2008

Verdeling van leenrechtgelden in Max

De afgelopen jaren is er ten behoeve van diverse soorten verdelingen hard gewerkt aan het nieuwe softwaresysteem MAX. De vuurdoop voor dit nieuwe systeem, en voor Lira’s inspanningen op dit gebied, kwam met de verdeling eind 2007 van de nieuwe leenrechtgelden onder ruim 14.000 Nederlandse en Vlaamse auteurs. Dat was de grootste verdeling op het nieuwe systeem tot nu toe.

Voor Sinterklaas of voor Kerstmis?

December is bij Lira altijd al een spannende periode, omdat we dan immers de grootste verdeling van het hele jaar doen. De belangrijkste vraag is dan: lukt het Lira om vóór Sinterklaas de  auteurs hun leenrechtvergoeding te bezorgen? Of wordt het toch vóór de Kerst? Dit jaar was het zelfs nog iets spannender dan anders, omdat Lira zich voor het eerst zette aan de verdeling van heel veel leenrechtgeld via het nieuwe geautomatiseerde systeem.

Goed verlopen

De verdeling is goed verlopen, maar voor auteurs op een aantal punten toch weer net op een iets andere manier dan ze gewend waren. Zo was het systeem in oktober 2007 nog niet zo ver ontwikkeld dat er controlespecificaties verstuurd konden worden. Gelukkig kwam daarmee niet de correcte berekening van de leenrechtgelden in gevaar. Eén van de belangrijkste pluspunten van het nieuwe systeem is namelijk dat het koppelen van de juiste boeken aan de juiste auteurs nóg zorgvuldiger gebeurt dan in het oude Gris-systeem. 

De basis voor deze succesvolle operatie is gelegd door alle bestanden van het Centraal Boekhuis èn van NBD Biblion te koppelen. Volautomatisch werden daardoor 90% van de uitleningen en boektitels aan de juiste auteur gekoppeld. Voor deze grote groep titels waarvan we absolute zekerheid hadden dat de juiste rechthebbenden aan de juiste titels gekoppeld waren, is in december 2007 leenrechtgeld uitbetaald. De laatste tien procent die niet automatisch gekoppeld werd, komt aan bod bij de na_uitkering van leenrechtgelden in mei 2008.

Kort voor kerst 2007: draaien

Vlak voor de kerst hebben we de leenrechtverdeling 2007 kunnen laten draaien op het nieuwe MAX-platform. Tijdens dit proces wordt voor alle bekende en door de openbare bibliotheken als uitgeleend aangemelde titels in de gegevensbank die in de loop der jaren is opgebouwd, de leenrechtvergoeding berekend en wordt een koppeling gemaakt van zoveel mogelijk titels aan zoveel mogelijk auteurs. 

Sindsdien hebben we uitvoerig onderzocht wat de resultaten van dit verdeelproces waren. Mede gelet op de ontvangen reacties zijn we tevreden over de kwaliteit en de accuratesse van de geautomatiseerde verdeling. Het systeem, natuurlijk tevoren uitvoerig getest, doorstond ook deze enorme praktijkproef goed. Toch vallen er nog wel wat opmerkingen te maken.

Specificaties

Aanvankelijk hoopten wij dat we bij het daadwerkelijk uitbetalen van de vergoedingen in december 2007 tegelijk een definitieve specificatie konden versturen, maar helaas was het systeem daar op dat moment nog niet gereed voor. De gegevens die in Max aanwezig waren, waren correct, het lukte alleen niet om die gegevens op een correcte manier op een definitieve specificatie weer te geven. Daarvoor moest nog wat nader programmeerwerk verricht worden.

Voor veel auteurs is het belangrijk is om de leenrechtvergoeding nog in het lopende kalenderjaar 2007 te krijgen, bijvoorbeeld om fiscale redenen. Daarom hebben we op dat moment de keuze gemaakt om het uitgerekende bedrag alvast uit te betalen en vervolgens in januari 2008 de specificatie na te zenden. Zo is het ook gebeurd.

Al met al zijn we blij met hoe ons nieuwe systeem de vuurproef heeft doorstaan. De problemen die ontstonden met het aansturen van de printopdrachten van de specificaties, waren natuurlijk vervelend voor de rechthebbenden, maar de verdeling zelf was uitermate nauwkeurig. 

Problemen en klachten

De nauwkeurigheid van de verdeling wordt geïllustreerd door het feit dat voor het derde jaar op rij de leenrecht-klachtencommissie niet bijeen hoefde te komen. Er is wederom binnen de daarvoor geldende termijn geen enkele klacht ontvangen. Er waren natuurlijk wel vragen of opmerkingen van aangeslotenen en verschillende auteurs hebben een wijziging in adres of rekeningnummer doorgegeven of ontbrekende boektitels gemeld, maar die problemen, voor zover het problemen waren, konden op bureauniveau worden opgelost. 

Klachtenregeling

Klachten betreffen problemen die niet als het ware per omgaande op bureauniveau kunnen worden opgelost. Klachten over de leenrechtuitkeringen van de Stichting Lira, dienen schriftelijk binnen 2 maanden na de leenrechtuitkering waarop de klacht betrekking heeft, beargumenteerd gemeld te worden aan het bestuur van de Stichting Lira. 

Klachten worden in eerste instantie behandeld door het bestuur van de Stichting Lira dat hiertoe een adviescommissie kan samenstellen. 

Geschillen die naar aanleiding van de uitvoering van het Lira-verdelingsreglement rijzen tussen rechthebbenden en Lira kunnen door de meest gerede partij uiteindelijk volgens wettelijk voorschrift worden voorgelegd aan de arrondissementsrechtbank te ‘s-Gravenhage.

Nieuw relatienummer

Aandacht verdient nog het feit dat tegelijk met de invoering van het nieuwe geautomatiseerde verdeelsysteem rechthebbende auteurs ook een nieuw relatienummer hebben gekregen. Spijtig genoeg is verzuimd auteurs over deze wijziging te informeren. In sommige gevallen riep dit vragen op.

Van ISBN-10 naar ISBN-13

Daarnaast ontstond er bij sommige rechthebbenden verwarring over de ISBN- nummering. De vroegere tiencijferige ISB-nummers zijn per 1 januari 2007 omgezet in dertiencijferige nummers.  Verderop in dit Lira Bulletin treft u informatie van het Lira-bureau aan waarin het verschil tussen deze nummers wordt uitgelegd. 

Leesbaarheid van specificaties

Verschillende auteurs hadden opmerkingen over de volgorde en de leesbaarheid van de hun toegezonden specificatie. Titels van boeken staan op de specificatie niet meer op alfabetische volgorde vermeld. Dat is onhandig bij het controleren. Lira spant zich in om de specificatie voor de volgende verdeling beter leesbaar te maken. 

Terugval in uitleningen?

Verschillende auteurs hadden ook vragen over de terugval in uitleencijfers. Is hier sprake van een grootscheepse ontlezing? was de vraag.

Er worden inderdaad elk jaar minder boeken geleend. De grote daling van het aantal uitleningen op de specificaties is echter niet geheel daaraan te wijten. Normaliter beslaat de steekproef van Stichting Leenrecht zo’n 80% van alle uitleningen in alle openbare bibliotheken van Nederland. Dit jaar hadden verschillende bibliotheken echter problemen met het aanleveren van uitleengegevens door de omschakeling van ISBN-10 op EAN-13. Hierdoor is de omvang van de steekproef dit jaar teruggelopen naar 65% van alle uitleningen in Nederlandse openbare bibliotheken. Uiteraard is er wel gezorgd voor voldoende spreiding van de gegevens waardoor de steekproef representatief is gebleven voor Nederland als geheel. Maar in totaal zijn er dus minder uitleningen geregistreerd binnen de steekproef die gebruikt wordt om de leenrechtvergoeding te berekenen. Dat op zichzelf heeft geen effect gehad op de hoogte van de uitkeringen, maar voor het oog lijkt het, vergeleken met eerdere jaren, een beduidende terugval in het aantal uitleningen - wat het dus niet is. Het is een terugval in het aantal uitleningen in de steekproef, en niet meer dan dat.