MAX komt

Lira heeft sinds 1997 van de Stichting Leenrecht de taak gekregen om de leenrechtvergoedingen inzake geschriften onder rechthebbende schrijvers en vertalers te verdelen. De Nederlandse openbare bibliotheken werden per 1 januari van dat jaar wettelijk verplicht gesteld om voor het uitlenen van een boek of een ander auteursrechtelijk beschermd werk aan de rechthebbenden een billijke vergoeding te betalen.

Van TUL naar GRIS

Het ministerie van OCW dat voordien belast was met de verdeling van de leenvergoedingen, adviseerde om het automatiseringssysteem (TUL) dat destijds in gebruik was, te vervangen. Het was technologisch gezien òp, versleten en dringend aan vervanging toe. Het bevatte veel overbodige gegevens bijvoorbeeld titels die niet meer werden uitgeleend. Het oude systeem zou bovendien een complexere rekenmethode en een veelvoud aan gegevens niet aan kunnen. 

Vanwege de tekortkomingen van het oude TUL-systeem werd een geheel nieuw informatiesysteem opgebouwd, GRIS genoemd, een afkorting van ‘Geschriften Repartitie Informatie Systeem’. Het GRIS herbergt momenteel ca. 100 miljoen uitleningen per jaar van in totaal een half miljoen werken. Er zijn ongeveer 200.000 auteurs - Nederlandse en buitenlandse rechthebbenden - geregistreerd. Van de werken worden in het systeem gegevens als boektitels, hoofd- en medeauteurs en jaar van uitgave geregistreerd en van de auteurs worden -voor zover bekend – persoonlijke gegevens zoals geboortedata en naam- en adresgegevens bijgehouden. Door een procedure worden de gegevens aan elkaar gekoppeld en waar nodig aangevuld of bijgewerkt. Het resultaat hiervan ziet u op een (controle-) specificatie leenrechtvergoedingen die onder andere de bovengenoemde gegevens meldt. 

Helaas is dit systeem aan vervanging toe: het voldoet niet meer aan de eisen die men tegenwoordig aan een systeem stelt en door de veelheid van gegevens worden de procedures zoals het koppelen van gegevens, steeds trager. 

Samen met andere rechten

Zoals u weet vertegenwoordigt Lira auteurs, niet alleen op het gebied van leenrecht, maar ook ten aanzien van andere collectieve rechten zoals kabelrechten en thuiskopiegelden. Het administratieve beheer van deze rechten is ondergebracht in een systeem dat sinds de oprichting van Lira in 1986 operationeel is. Dat systeem kent nog minder mogelijkheden dan het Gris, maar is destijds uit praktische en financiële overwegingen na een kosten-baten- analyse niet vervangen. Alle werkzaamheden die niet in dit oude systeem uitgevoerd kunnen worden, worden in andere bestanden als Word en Excel uitgevoerd. Na jaren van groei van het rechthebbenden- en gegevensbestand is gebleken dat het ondoenlijk is geworden om één administratie onder te brengen in verschillende automatiseringsystemen. Om een simpele vraag te kunnen beantwoorden moeten medewerkers aan een zoektocht beginnen in meerdere bestanden en vele gegevens. De werkzaamheden zijn arbeidsintensief geworden en kosten te veel tijd en geld.

Omdat het bekend is dat de automatiseringssystemen van meer auteursrechtenorganisaties aan vervanging toe zijn, is besloten de kennis en informatie over nieuwe automatiseringssystemen met elkaar uit te wisselen. Samenwerking tussen de auteursrechtenorganisaties biedt bovendien meer voordelen, waarvan de kostenbesparing waarschijnlijk één van de belangrijkste is.

Axapta

Samenwerking blijkt geen onverstandige keuze te zijn geweest, gezien het grote en diverse aanbod op automatiseringsgebied. Na de beoordeling van een longlist is er in onderling overleg een shortlist overgebleven van drie automatiseringssystemen, waarna uiteindelijk de keuze is gevallen op een systeem genaamd Axapta. Een belangrijke reden is dat dit systeem ons in staat stelt om direct en op een eenvoudige manier met rechthebbenden te communiceren. Men stelt het steeds meer op prijs (controle-)specificaties digitaal te ontvangen en per e-mail te corresponderen. Communicatie via e-mail is sneller, betrouwbaarder, vooral voor diegenen die in het buitenland verkeren, op elk moment van de dag op te roepen en eventueel af te drukken. Er wordt tevens onderzocht wat de mogelijkheden zijn van het oproepen van (controle-)specificaties via onze website, bijvoorbeeld door aanmelding met een unieke persoonlijke code. Doordat alle gegevens in Axapta kunnen worden ondergebracht, kunnen de andere inefficiënte, ineffectieve en - naar verhouding - kostbare automatiseringssystemen worden afgeschaft. 

Nieuw automatiseringssysteem

Met de keuze van een uitstekend automatiseringspakket zijn we echter nog niet klaar. Na een inventarisatie van de wensen van de diverse auteursrechtenorganisaties die van Axapta gebruik zullen maken, wordt nagegaan welke oplossingen het systeem te bieden heeft. Deze wensen worden vervolgens vertaald naar administratieve processen die visueel in kaart worden gebracht en nauwkeurig worden beschreven. Van deze procesbeschrijvingen wordt een functioneel ontwerp en een technisch ontwerp gemaakt, waarna het automatiseringssysteem wordt gebouwd en getest. In de laatste fase worden de gegevens van het oude systeem naar het nieuwe systeem overgezet en wordt een definitief startsein gegeven om met het nieuwe systeem te gaan werken. 

Na een zorgvuldige selectieprocedure van automatiseringsbedrijven is Getronics Pink Roccade gekozen om voor de implementatie zorg te dragen. Er is een team samengesteld van onder andere informatiebeheerders, medewerkers van de diverse auteursrechtorganisaties en medewerkers van het automatiseringsbedrijf. Dat team is momenteel bezig met het inventariseren en beschrijven van de processen. 

MAX

Onder de projectnaam MAX, afkorting van ‘Met Axapta’, zullen zij een efficiënt en effectief werkend systeem realiseren dat ons de mogelijkheid geeft om u ook in de toekomst van dienst te zijn. Wij verwachten dat het nieuwe systeem binnen een jaar volledig in gebruik zal worden genomen. Wij houden u uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen.

Maureen Arnhem