Leenrecht via Max

De afgelopen tijd is er bij Lira hard gewerkt aan een nieuw automatiseringsysteem, Max genoemd. Max is bijna klaar. Maar nog niet helemaal. Het credo dat de laatste loodjes vaak het zwaarst wegen, lijkt ook hier op te gaan. Toch zijn we niet ontevreden over de vorderingen en de resultaten tot nog toe.

Alle grote repartities die Lira kent zoals leenrecht, kabelrecht, thuiskopie, zullen via Max gaan lopen, inclusief de bijbehorende brieven, specificaties en overzichten. Een van de grote pluspunten van het nieuwe systeem is dat het in de leenrechtrepartitie veel beter dan voorheen lukt om in één keer de juiste boeken aan de juiste auteurs te koppelen. Stichting Lira ontvangt van het Centraal Boekhuis en van de Nationale Bibliotheek Dienst (NBD) alle gegevens over boektitels en deze lezen wij in onze database in Daarnaast ontvangen wij van de bibliotheken gegevens over de uitleningen. Die twee bestanden dienen gematchd te worden, met elkaar verbonden. Uitleningen dienen aan een boektitel gehangen te worden. Volautomatisch worden nu zo’n 80% van de uitleningen gekoppeld aan de juiste relatie in ons bestand. Veel van dit matchen gebeurde vroeger handmatig.

Het bureau van Lira is in november nog vooral bezig geweest met het testen van het nieuwe systeem. Als er in december aan circa 15.000 auteurs geld overgemaakt wordt, moeten we er natuurlijk wel zeker van zijn dat na de druk op de knop alle gegevens goed verwerkt worden. Om dat te bereiken zijn de meest uiteenlopende scenario’s en uitzonderingssituaties uitvoerig getest. De resultaten hiervan stemmen ons tot nog toe zeer hoopvol. 

Uiteraard betrachten wij de grootst mogelijke zorgvuldigheid bij de verdeling van uw geld. De betrouwbaarheid van de gegevens moet gehandhaafd blijven. Daarom worden de omzetting van de gegevens naar de nieuwe database en de overgang op Max in opdracht van Lira nauwgezet gevolgd door een extern accountantsbureau.

Dat Max nog niet helemaal klaar is, heeft wel implicaties gehad voor de leenrechtgelden van dit jaar. Zo is het bijvoorbeeld nog niet mogelijk om in 2007 controlespecificaties te versturen. Alle rechthebbenden hebben hierover eind oktober 2007 een brief ontvangen. Belangrijk daarbij is dat wij onze auteurs niet langer dan strikt noodzakelijk op hun leenrechtvergoeding willen laten wachten. Daarom heeft het Lira-bestuur besloten om de uitbetaling van leenrechtgelden ook zonder controlespecificaties gewoon door te laten gaan, en wel in de daarvoor traditionele maand december.

In december 2007 zal Lira de leenrechtgelden van 80% van de boeken die automatisch gematchd worden -en waarvan we zeker weten dat we de juiste auteur er aan gekoppeld hebben- uitbetalen. Vervolgens zullen we in het begin van volgend jaar (begin 2008) voor de overgebleven 20% nog een nieuwe verdeling van leenrechtgelden laten plaatsvinden. Tegen die tijd kunnen we gewoon een controlespecificatie versturen en zijn de schrijvers dus in staat om te controleren of alle gegevens betreffende de uitgeleende boeken op de juiste manier verwerkt zijn.

Op deze manier moet het lukken om aan het grootste gedeelte van de schrijvers en vertalers nog dit jaar de leenrechtvergoeding 2007 uit te betalen.

SvR