editie 7 / mei 2002

Lira-klachtencommissie leenrecht 2001

Op 20 maart 2002 kwam een uit het bestuur van de Stichting lira gevormde klachtencommissie bijeen om de klachten naar aanleiding van de leenrechtrepartitie van eind 2001 te bespreken en het lira-bestuur over de afhandeling van die klachten te adviseren en eventuele maatregelen aan te bevelen.

Er bleken 37 klachten ingediend te zijn op een totaal van ca. 9.000 uitbetalingen. Indieners van deze klachten krijgen individueel bericht. Het gaat daarbij om klachten die niet direct op bureau-niveau konden worden afgewikkeld. Sommige klachten hadden de aard van een advies, onder meer over het meest wenselijke tijdstip van uitbetaling in verband met het nieuwe fiscale systeem. Gerubriceerd naar hun inhoud vielen de klachten uiteen in een aantal groepen.

De hoogte van de leenrechtvergoeding valt tegen

In de leenrechtrepartitie van eind 2001 ondervonden auteurs in veel gevallen een teruggang in de hoogte van hun leenrechtgeld, in sommige gevallen een niet te verwaarlozen teruggang.

Die schommelingen worden veroorzaakt door een aantal factoren, zoals door een daling in het voor verdeling beschikbare bedrag. Daarvan was in de repartitie van eind 2001 in enige mate sprake. De cijfers laten zien dat er voor schrijvers en vertalers in 1999 12 miljoen gulden beschikbaar was, in 2000 14,6 miljoen gulden, en door het teruglopende aantal uitleningen, kennelijk niet voldoende gecompenseerd door het wel gestegen tarief per uitlening, in 2001 13,8 miljoen gulden, een achteruitgang ten opzichte van 2000 van ca. 5%.

In een individueel geval kan natuurlijk ook het aantal keren dat een boek is uitgeleend, een rol van betekenis spelen. Des te groter is de kans daarop, nu blijkt dat zich in het jaar 2001 over hele linie een stevige terugloop in het aantal uitleningen heeft voorgedaan: van ongeveer 157 miljoen boekuitleningen naar ongeveer 145 miljoen. Het is nog niet duidelijk waardoor dit komt. Het kan zijn dat het verschijnsel van de zogenoemde ‘ontlezing’ zich doet voelen. Het kan ook zijn dat de doorberekening van de lasten van het leenrecht een rol speelt. Het meest waarschijnlijke lijkt tot nu toe dat bibliotheken andere regels hebben gesteld, bijvoorbeeld over het aantal boeken dat in één keer zonder bijbetaling mag worden meegenomen. 

Naar deze en mogelijk andere factoren zal naar alle waarschijnlijkheid door de Stichting Leenrecht en de verenigde Nederlandse bibliotheken in de tweede helft van het jaar 2002 een nader onderzoek worden ingesteld. 

Een andere factor die het leenrechtbedrag kan beïnvloeden, is de wisselende samenstelling van de steekproef. De steekproef die in 2001 bepalend was voor de verdeling van leenrechtgelden, had, zoals elk jaar het geval is, een andere samenstelling. Op zichzelf moet een regionaal gespreide steekproef van 30% van het feitelijke aantal uitleningen in ruime mate representatief voor het geheel worden geacht. In het verleden hanteerde het Ministerie van wvc steekproeven met een omvang van tussen de 8 en 15%. De steekproef van de Stichting Leenrecht, waarop lira en andere verdeelorganisaties hun verdeling baseren, was in een aantal jaren op weg naar een niveau van ca 50% van alle uitleningen. Dat percentage werd dit keer niet gehaald, omdat zich het feit voordeed dat een hele reeks van bibliotheken op wier medewerking was gerekend, op het laatste moment meldde dat ze geen gegevens konden leveren en de Stichting lira het als verdeelorganisatie dus moest doen met een kleinere steekproef dan voorheen. Overigens kon de wenselijke regionale spreiding gehandhaafd blijven door alsnog de medewerking te verwerven van enkele andere bibliotheken, die echter minder uitleningen vertegenwoordigden.

Wisselingen in de samenstelling van een steekproef kunnen positief uitwerken op bijvoorbeeld nogal lokaal bekende auteurs die er in een andere samenstelling misschien buiten zouden vallen, maar ook het omgekeerde kan gebeuren: auteurs kunnen van een andere samenstelling van de steekproef ook nadeel ondervinden. 

De klachtencommissie heeft het lira-bureau verzocht de individuele klachten inzake de hoogte van de leenvergoeding nog eens goed te bekijken om te bezien of er geen andere factoren een rol in de tegenvallende uitkering hebben voorgedaan dan de hiervoor vermelde. 

Tevens heeft de klachtencommissie zich gesteld achter een onderzoek naar de meest wenselijke steekproefomvang en -spreiding dat in opdracht van de Stichting Leenrecht wordt uitgevoerd door de Stichting Economisch Onderzoek van de Universiteit van Amsterdam. De seo is gevraagd om een wetenschappelijk oordeel te geven over wat een verantwoorde leenrechtstreekproef is. De eindrapportage van dat onderzoek wordt nog dit jaar (2002) verwacht en zal een belangrijk onderdeel vormen van een komende discussie over het beleid.

In die discussies zal zeker ook het streven naar een 100% dekking van de uitleningen serieus aan de orde blijven komen, maar mocht dat streven voor onze gegevens-leveranciers (de bibliotheken) niet te realiseren zijn of mocht die doelstelling op te hoge kosten stuiten, dan moet het rapport van de seo ons inzicht geven in wat wel verantwoord zou zijn.

Overigens is de verwachting dat de daling van leenrechtuitkeringen in het jaar 2001 een tijdelijke dip zal blijken in een overigens langzaam opgaande lijn, met natuurlijk individuele verschillen.

De aantallen uitleningen op de specificatie kloppen niet

lira worstelt nog steeds met de naweeën van een door de Stichting Leenrecht in 1997 geïnstalleerd computersysteem dat vanaf de aanvang onvolkomenheden bleek te bevatten. Als gevolg van een grootscheepse inspanning zijn veel van de oorspronkelijke fouten weggenomen, maar tijdens die reparaties aan het systeem doen zich soms weer uiterst storende nieuwe fouten voor. Systematische proefnemingen die aan elke feitelijke repartitie vooraf gaan, blijken die nieuwe fouten soms niet aan het licht te brengen, of ze ontsnappen toch nog aan de aandacht.

De leenrechtrepartitie 2001 is over de hele linie gezien correct verlopen voor wat de hoogte van de berekende uitleningen betreft. Wel is er een heel vervelende fout opgetreden in het printbestand dat afgedrukt is op de uitbetalingsspecifi-catie. Die afdrukken worden gemaakt met een ander programma dan het computerprogramma dat eerst de uit te keren bedragen berekent. Op de geprinte uitbetalings-specificaties zijn de juiste uit te keren bedragen terechtgekomen, maar lang niet altijd de correcte uitleengetallen.

Het is inmiddels duidelijk geworden dat het printprogramma af en toe uitleengetallen uit andere jaren heeft geplaatst op de plek waar de uitleengetallen uit het jaar 2001 hadden moeten staan. Het programma pakte steeds de meest recent gemuteerde regel met het aantal uitleningen in plaats van steeds de aantallen van het jaar 2001. De uitkomst van de vermenigvuldiging van het aantal uitleningen en de prijs klopt in die gevallen dan ook niet meer, terwijl het vermelde aantal punten (van belang in de berekeningsformule: percentueel aandeel van de rechthebbende 5 aantal punten 5 puntwaarde) wel correct is. De oorzaak is gelegen in het wegvallen van een instructie in het programma. Hoe dat kon gebeuren, is nog niet bekend. De programmeerfout is inmiddels geïdentificeerd en hersteld.

Het juiste aantal vastgestelde uitleningen in de steekproef 2001 kan, waar sprake is van fouten, verkregen worden door alsnog het aantal punten te delen door de prijs.

Herhaald onderzoek heeft uitgewezen dat er geen fouten in de berekende uit te keren bedragen zijn opgetreden, maar zeer ergerlijk is deze printfout natuurlijk wel. De klachtencommissie adviseert dan ook een aanscherping van het contract tussen de Stichting Leenrecht en de automatiseringsdienst van buma die de leenrechtrepartitie uitvoert.

Overigens leren de reacties op deze fout dat er nog steeds een wijdverbreid misverstand heerst over wat de uitleengetallen op de uitbetalingsspecificatie betekenen. Dat getal staat niet voor het totaal van het aantal uitleningen van een titel in Nederland, maar voor het aantal keren dat een titel in de steekproef is uitgeleend. Hoe kleiner de steekproef, des te lager zal dat getal in de regel worden. Daar staat dan uiteraard een proportioneel hogere vergoeding per uitlening in de steekproef tegenover: in 2001 bijna tweemaal zo hoog als in 2000.

Titels van boeken ontbreken

Dat er titels op een controle- of een uitbetalings-specificatie ontbreken, kan door verschillende factoren veroorzaakt worden.

De eerste is: dat het boek niet is uitgeleend. Alleen boeken die ooit zijn uitgeleend, komen op de specificaties voor. Nog steeds heerst het misverstand dat de specificaties een overzicht geven van alle boeken die een auteur ooit gepubliceerd heeft. Specificaties echter zijn geen œuvre-lijsten, maar lijsten van uitgeleende boeken. Om het administratieve systeem niet onnodig te belasten worden in de regel alleen titels ingevoerd die zijn uitgeleend. Of ze zijn uitgeleend, blijkt uit de steekproef.

Een tweede oorzaak voor het ontbreken van titels kan gelegen zijn in het feit dat titels nog niet aan een specifieke auteur gekoppeld konden worden. De gegevens waarmee boeken in de Nederlandse biblio-theken worden geregistreerd, vertonen immers de nodige onvolkomenheden, die helaas doorwerken in een automatische verwerking van uitleengegevens. Daarom is het van belang titels die op de specificaties ontbreken en waarvan het aannemelijk is dat ze worden uitgeleend, een keer aan te melden, zodat het systeem steeds ‘handmatig’ kan worden vervolmaakt. Titels die niet als uitgeleend op de specificaties verschijnen, worden, wanneer ze worden aangemeld, via de computer langs een groep uitgeleende titels geleid die nog niet aan een bepaalde auteur gekoppeld konden worden. Komt de door de auteur opgegeven titel in dat nog niet gekoppelde bestand voor, dan zal deze titel promoveren naar de gekoppelde en uitgeleende titels en voortaan op de specificaties van de betreffende auteur verschijnen. Valt er echter geen koppeling te maken, dan trekt het systeem de conclusie dat het een niet uitgeleende titel betreft en dan verschijnt deze titel niet op de specificaties.

Het kan ook zijn dat de tijd tussen het rondsturen van de controlespecifi-ca-ties en de start van de uitbe-talingsronde te kort is voor het verwerken van aangemelde nieuwe titels en de uitbetaling. In dat geval zal uitbetaling plaats vinden tijdens de narepartitie die medio 2002 plaats vindt. Die narepartitie is overigens een tamelijk gewoon middel waarmee alsnog gelden naar de rechthebbenden vervoerd worden. Ook in de muziekwereld zijn narepartities heel gewoon.

Het kan in een enkel geval voorkomen dat titels die aanvankelijk waren uitgeleend, niet meer worden uitgeleend. In dat geval zal zo’n titel nog wel op de controlespecifi-catie blijven staan, want de controlespecificaties melden alle informatie die over ooit uitgeleende titels in het computer-systeem aanwezig is. Maar deze titel zal niet meer voorkomen op de uitbetalingsspecificatie. 

Het blijft van groot belang dat auteurs de hun toegezonden controlespecificaties blijven nakijken. De gegevens die lira ontvangt van de nbd (Pica-bestanden) en van de bibliotheken (steekproef) zijn voor 90% bruikbaar voor de leenrechtuitkering. Hulp van de auteurs blijft vereist om de resterende 10% te kunnen checken. Als het bijvoorbeeld gaat om tussen meer auteurs van een en hetzelfde werk overeengekomen verdeelsleutels, is informatie van betrokken auteurs een absoluut vereiste om tot een correcte verdeling te kunnen komen.

Prijzen kloppen niet

Een aantal auteurs meldde bij wijze van klacht dat prijzen van boeken niet klopten. Op dit punt moet een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen twee soorten klachten: klachten dat eerder opgegeven prijswijzigingen niet zijn verwerkt, en klachten dat prijzen op specificaties niet juist zijn. 

Voor de duidelijkheid eerst nog even de ook thans nog geldende algemene regel: de leenrechtuitkering wordt berekend op grond van het aantal uitleningen in de steekproef alsmede op grond van de officiële verkoopprijs die ooit bij eerste aanbieding aan de bibliotheek door de uitgever aan het boek is meegegeven. Latere verhogingen van de prijs spelen pas weer een rol in de berekening, als die verhoging gepaard gaat met een nieuw isb-nummer. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn bij een gewijzigde herdruk of het uitkomen van een pocketeditie. Tussentijdse prijsverhogingen bij een gelijkblijvend isb-nummer worden genegeerd om niet elk jaar in een kostbare operatie over de hele linie de prijzen van vele honderdduizenden titels te hoeven herzien.

Als in het verleden de aanwezigheid van een verkeerde prijs is gemeld en die mededeling zou ten onrechte na een passende controle niet per eerstvolgende mogelijkheid in het systeem zijn ingevoerd, dan dient in zo’n geval, indien van toepassing, naar het oordeel van de klachtencommissie een financiële compensatie voor gemiste inkomsten te volgen.

lira voert overigens geen actief prijsbeleid, dat wil zeggen: lira gaat zelf niet op zoek naar prijzen van uitgeleende boeken waarvan de prijs niet bekend is. Als in de door bibliotheken toegestuurde gegevens een prijs voorkomt, wordt die overgenomen. Als die daarin niet voorkomt, wordt er een forfaitaire prijs van ƒ 25,– (2001) ingevoerd. Controle dient door rechthebbenden te geschieden.

Wanneer in een klachtenprocedure blijkt dat die tijdelijk aangehouden gemiddelde prijs van ƒ 25,– kennelijk onbillijk is, kan deze worden vervangen door de prijs bij eerste aanbieding door de uitgever aan de bibliotheken. Voorwaarde is dan wel dat deze prijs naar het oordeel van het lira-bestuur langs andere objectieve weg kan worden vastgesteld, bijvoorbeeld aan de hand van Brinkmans Catalogus. Overigens is deze regeling niet van toepassing met terugwerkende kracht.

Grootletter-boeken ontbreken

Een aantal klachten hadden betrekking op grootletter-edities van overigens in het systeem voorkomende boektitels. Soms is er ten onrechte geen onderscheid gemaakt tussen die verschillende edities. De oorzaak is gelegen in de opgaaf door bibliotheken. Beide edities zullen in de regel een eigen, verschillend isb-nummer hebben. Als opgaven door bibliotheken niet voorzien zijn van die onderscheiden isb-nummers, zullen nieuwe meldingen zich verenigen met al in het systeem aanwezige titels. Zodoende wordt er één stapel van uitleningen opgebouwd, een stapel die eigenlijk uit twee soorten boeken bestaat, ieder met een eigen prijs.

De klachtencommissie heeft het lira-bureau verzocht een onderzoek in te stellen naar dit verschijnsel, gemaakte fouten zoveel mogelijk te herstellen en te bezien hoe fouten in de toekomst voorkomen kunnen worden, indien zulks in het vermogen van lira ligt en niet op rekening van de informatielevering door openbare bibliotheken moet worden geschreven.

KH