editie 4 / mei 2001

Lira-klachtencommissie leenrecht eind 2000

Op 7 maart 2001 kwam een uit het bestuur van de Stichting LIRA gevormde klachtencommissie bijeen om de tijdig ingediende schriftelijke klachten naar aanleiding van de leenrechtrepartitie 2000 te bespreken en het LIRA-bestuur over de afhandeling van die klachten te adviseren en eventuele maatregelen aan te bevelen. De 10 voorgelegde klachten (op een totaal van ongeveer 9.000 uitbetalingen) vielen grosso modo in de volgende rubrieken onder te verdelen.

Tijdig aangemelde titels die op de uitbetalings-specificatie ontbraken

Enkele klachten hadden betrekking op het feit dat correcties en aanvullingen op de controle-specificaties van de leenrechtrepartitie 2000, correcties en aanvullingen die door veel  auteurs soms met grote inspanningen nog binnen de inzendtermijn en dus tijdig waren gemeld, in een aantal gevallen niet overgenomen waren op de uitbetalings-specificaties, soms ook wel (en soms verwarrend) definitieve specificaties genoemd.

 

De klachtencommissie stelde vast dat de algemene regel is dat tijdig ingezonden correcties en aanvullingen na controle op de uitbetalings-specificaties verschijnen. Daarop bestaan twee aanvaarde uitzonderingen.

 

Allereerst: als de ingezonden correcties en aanvullingen boeken betreffen die in de onderhavige peilperiode niet uitgeleend blijken, verschijnen ze niet op de uitbetalingsspecificatie. Dat gebeurt, als ze niet voorkomen in de uitgebreide steekproef van uitgeleende titels. In dat geval worden ze als niet-uitgeleend beschouwd. Het kan ook zijn dat er wel uitleningen hebben plaats gevonden, maar buiten de peilperiode waarop de steekproefgegevens betrekking hebben, dit keer de periode van 1 juli 1999 tot en met 30 juni 2000. Titels die na afloop van deze peilperiode in de bibliotheken verschenen en ook pas na het verstrijken van de peilperiode werden uitgeleend, komen pas in de volgende reguliere leenrechtrepartitie, die van eind 2001, aan de orde. Die reguliere leenrechtrepartitie 2001 zal als peilperiode hebben: 1 juli 2000 tot en met 30 juni 2001.

 

In de tweede plaats: als de correcties en aanvullingen boeken betreffen die in de onderhavige peilperiode blijkens de steekproef wel  uitgeleend zijn, maar er is eenvoudig  te weinig tijd geweest om de ingezonden correcties en aanvullingen over te nemen in het Geschriften Repartitie Informatie Systeem, (GRIS), dan hebben de aangemelde correcties en aanvullingen geen enkel effect op de uitbetalings-specificatie. Ze verschijnen ook niet in de gewone uitbetalings-specificatie, maar wel in de uitbetalings-specificatie bij de na-repartitie halverwege het jaar daarop, in dit geval medio 2001.

 

Daarnaast doen zich soms betreurenswaardige incidenten voor. Dit keer gebeurde dat naar schatting bij ongeveer 2000 leenrecht-ontvangers van de ca. 9000 schrijvers en vertalers die daadwerkelijk geld ontvingen uit de repartitie 2000. Gelukkig ging het, in geld uitgedrukt, om een beperkt gedeelte van het uit te keren bedrag: circa fl. 450.000,- bovenop de in december al tot uitbetaling gebrachte fl. 7.021.903,-, dus om een extra 6,4%. De oorzaak lag in een probleem met het computersysteem, waardoor vooral ook recent aangemelde en ingevoerde correcties en wijzigingen door het programma bij het maken van de berekeningen waren overgeslagen en  niet voorkwamen op de in december 2000 verzonden uitbetalings-specificaties. De directie van LIRA meldde de klachtencommissie dat een zogenoemde herstel-repartitie onderweg was en uiterlijk medio maart 2001 plaats zou vinden. Dat is inmiddels gebeurd.

 

 

Blijkens diezelfde mededeling van de directie zullen door tijdgebrek niet overgenomen correcties en aanvullingen alsnog op de specificaties verschijnen van de na-repartitie over de jaren 1997, 1998, 1999 en 2000 die voor halverwege 2001 op het programma staat. Dat wordt dus niet alleen een na-repartitie inzake het jaar 2000, maar een grote opschonings-operatie over diverse jaren. Daaraan vooraf gaat een arbeidsintensieve poging om nog niet aan een auteur gekoppelde titels alsnog, waar mogelijk, aan een auteur te koppelen. Die koppeling zal per titel zijn voltooid, als niet alleen de naam van de rechthebbende zal zijn achterhaald (die naam is vaak wel bekend), maar vooral ook zijn adres en rekeningnummer.

 

Het zal duidelijk zijn dat de klachtencommissie, zoals iedere andere betrokkene, voorstander is van een systeem waarin er zoveel tijd is tussen het verzenden van de controle-specificaties en het berekenen van de leenrechtuitkeringen dat er zo min mogelijk correctie-arbeid overgeheveld hoeft te worden naar de na-uitkering.

 

Overigens blijft het van groot belang dat auteurs de hun toegezonden controle-specificaties blijven nakijken. De gegevens die LIRA ontvangt van de NBD (Pica-bestanden) en van de bibliotheken (steekproef) zijn voor 90% bruikbaar voor de leenrechtuitkering. Hulp van de auteurs blijft vereist om de resterende 10% te kunnen checken. Als het bijvoorbeeld gaat om tussen meer auteurs van een en hetzelfde werk overeengekomen verdeelsleutels, is informatie van betrokken auteurs een absoluut vereiste om tot een correcte verdeling te kunnen komen..

 

Onvolledige lijsten

In een aantal gevallen waren auteurs van mening dat ten onrechte geen aandacht was besteed aan door hen opgestuurde titels, aangezien die titels niet op de specificaties voorkwamen.

 

De oorzaak daarvan moet voor een beperkt deel gezocht worden in het hiervoor vermelde incident, waardoor globaal zo’n 6% van de uitleningen door een automatiseringsfout ten onrechte niet meteen verwerkt zijn, maar in de herstelrepartitie in maart 2001 alsnog in een aanvullende berekening zijn betrokken.

 

Anderzijds is er nog steeds ook sprake van een hardnekkig misverstand bij leenrechthebbenden met betrekking tot de aard van de titels op de lijsten. Om het administratieve systeem niet onnodig te belasten worden in de regel alleen titels ingevoerd die zijn uitgeleend. Of ze zijn uitgeleend, blijkt uit de steekproef. Opgegeven titels die niet als uitgeleend in het systeem zitten, worden, wanneer ze worden aangemeld, door de computer langs een groep uitgeleende titels geleid die nog niet aan een bepaalde auteur gekoppeld konden worden, bijvoorbeeld door het ontbreken van een ISB-nummer. Komt de door de auteur opgegeven titel in dat nog niet gekoppelde bestand voor, dan zal deze titel promoveren naar de gekoppelde en uitgeleende titels en voortaan op de specificaties van de auteur verschijnen. Valt er echter geen koppeling te maken, dan trekt het systeem de conclusie dat het een niet uitgeleende titel betreft en dan verschijnt deze titel niet op de specificaties. Met andere woorden: de specificaties zijn geen oeuvre-lijsten, maar  lijsten van uitgeleende titels. 

 

Het kan in een enkel geval voorkomen dat titels die aanvankelijk waren uitgeleend, niet meer worden uitgeleend. In dat geval zal zo'n titel nog wel op de controle-specificatie blijven voorkomen, want de controle-specificaties melden alle informatie die over de titel in het computer-systeem aanwezig is, maar deze titel zal niet meer voorkomen op de uitbetalings-specificatie.

 

Fout in de berekeningen als gevolg van ten onrechte in mindering gebrachte voorschotten

In een beperkt aantal gevallen werden eerder verrekende voorschotten ten onrechte opnieuw in mindering gebracht op de uit te keren bedragen.

 

 

In juli 2000 zijn met de na-uitkering over de jaren 1997 tot en met 1999 voorschotten verrekend die in 1997 aan zo’n 2000 relaties waren uitgekeerd. Dit heeft effect gehad op de uitkering in december 2000. Als het voorschot, vroeger aan leenrecht-relatie verleend, niet geheel verrekend kon worden met de na-uitkering, werd het nog te verrekenen bedrag in mindering gebracht op de leenrechtvergoeding 2000. De voorschotten konden niet eerder met de leenrechtvergoedingen worden verrekend door beperkingen in het automatiseringssysteem.

 

In een aantal gevallen was het gegeven voorschot al in 1999 verrekend, bijvoorbeeld omdat een aantal relaties meer dan één voorschot had ontvangen en men anders te veel ineens terug zou moeten betalen, of omdat men erop stond dat de verrekening zo snel mogelijk zou moeten gebeuren. 

 

Dat in een beperkt aantal gevallen eerder verrekende voorschotten ten onrechte opnieuw in mindering gebracht zijn op de uit te keren bedragen, vindt zijn oorzaak in het feit dat het Geschriften Repartitie Informatie Systeem niet toelaat dat een af negatief voorschotbedrag wordt gewijzigd. Hierdoor wordt dit negatieve bedrag steeds herhaald totdat er niks meer te verrekenen valt. Om te voorkomen dat als gevolg van deze onvolkomenheid schrijvers en vertalers foutieve specificaties zouden ontvangen, wordt door het bureau hun adres in het systeem gewijzigd in het adres van LIRA. De aldus bij LIRA terecht komende specificaties worden vervolgens handmatig bijgewerkt tot ze kloppen. Soms schieten er relaties tussendoor die dan ten onrechte met een opnieuw verrekend voorschot te maken krijgen. Hun melding van dit feit leidt tot een separaat gemaakte herberekening en zo spoedig mogelijk tot een financiële correctie.

 

De adviescommissie doet de aanbeveling zo spoedig mogelijk het programma zo te wijzigen dat dit soort systeem-fouten niet meer voorkomen en tot dat moment de adres-interventie, gevolgd door met de hand uitgevoerde correcties, zo systematisch mogelijk voort te zetten.

 

In een enkel geval deed iemand zijn beklag over de verrekening van een voorschot die ook bij controle door de klachtencommissie correct bleek.

 

Vermeende fout in de berekening als gevolg van verkeerd opgenomen boekenprijzen

In een betrekkelijk groot aantal gevallen vroegen auteurs in hun schriftelijk neergelegde klacht om een verhoging van de prijzen die bij de berekening van hun leenrechtvergoedingen aanmerking waren genomen. 

 

Als het daarbij ging om tussentijdse verhogingen van de verkoopprijs van het boek bij een gelijkblijvend ISB-nummer, kon op dat verzoek reglementair niet positief worden gereageerd. Immers, de leenrechtuitkering wordt berekend op grond van het aantal uitleningen in de steekproef alsmede op grond van de officiële verkoopprijs die bij eerste aanbieding door de uitgever aan het boek is meegegeven. Latere verhogingen van de prijs spelen pas weer een rol in de berekening, als die verhoging gepaard gaat met een nieuw ISB-nummer. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn bij een gewijzigde herdruk of het uitkomen van een pocketeditie. 

 

Om principiële redenen van evenredige compensatie is de prijsfactor indertijd in het reglement opgenomen. Om praktische redenen is tegelijk besloten niet elk jaar tot een zeer arbeidsintensieve en daardoor kostbare aanpassing van prijzen over te gaan.

 

In een enkel geval is de klachtencommissie tot de bevinding gekomen dat het protest tegen de prijs mogelijk terecht was. De klachtencommissie heeft in dat geval de aanbeveling gedaan alsnog, maar dan langs andere weg, onderzoek te doen naar de prijs bij eerste aanbieding en bij gebleken juistheid van de klacht een correctie toe te passen en een herberekening uit te voeren.

 

Klacht over de onduidelijkheid van de zogenoemde puntwaarde

Eén klacht had betrekking op de puntwaarde en betrof vooral de onduidelijkheid van dat begrip.

 

De puntwaarde maakt onderdeel uit van de berekening van de hoogte van de leenrecht-uitkering. De hoogte van de leenrechtuitkering wordt per titel berekend met behulp van een rekenregel die er per uitgeleende titel als volgt uitziet: A x B = C x D = E

 

 

A staat daarin voor het aantal uitleningen dat blijkens de steekproef-gegevens van een boek heeft plaats gevonden. B staat voor de officiële, aan het ISB-nummer gekoppelde verkoopprijs van het boek, bij gebreke waarvan een forfaitaire prijs wordt ingevoerd, dat wil zeggen: ongeveer de gemiddelde verkoopprijs van het boek in Nederland, tot nu toe steeds afgerond op  25,-. C is het product van A en B en staat voor het aantal punten dat aan deze uitleningen van deze titel wordt toegekend. D staat vervolgens voor het bedrag per punt. Dit bedrag per punt (de puntwaarde) wordt separaat berekend door het totaal aantal binnen de steekproef geconstateerde uitleningen te vermenigvuldigen met de som van alle in het systeem aanwezige verkoopprijzen en de uitkomst daarvan te delen op het totaal van het netto voor uitkering beschikbare bedrag. E tenslotte is het bedrag dat per uitgeleende titel naar gelang het aantal uitleningen en de verkoopprijs als slotsom wordt berekend.

 

De uitkering zelf wordt bepaald door de per titel uitgerekende bedragen bij elkaar op te tellen, nadat de administratiekosten en de uitsluitend over die administratiekosten verschuldigde BTW van de berekende bruto-bedragen zijn afgetrokken.

 

De puntwaarde is derhalve een rekenkundig begrip dat nodig is voor de berekening van het uit te keren bedrag. De hoogte van de puntwaarde, en daarmee van het uit te keren bedrag, zal jaarlijks wisselen naar gelang de omvang van de steekproef. Bij een steekproef van geringe omvang zal - bij een gelijk blijvend uit te keren totaal-bedrag - de puntwaarde hoger uitvallen dan bij een omvangrijke steekproef. Dat kan een indruk van willekeur oproepen waar slechts de wiskunde aan het werk is.

 

KH