Klachtencommissie leenrecht
Op 28 maart 2000 kwam een uit het bestuur van de Stichting LIRA gevormde klachtencommissie bijeen om schriftelijk ingediende klachten naar aanleiding van de leenrechtrepartities 1999, de na-repartitie 1997 en de na-repartitie 1998 te bespreken en het LIRA-bestuur over de concrete behandeling en eventuele maatregelen te adviseren. De ca. 40 voorgelegde klachten vielen grosso modo als volgt te rubriceren.
Fouten in de verrekening van uitkeringen en voorschotten
In de na-repartities 1997 en 1998 zijn vooral bij leenrechthebbenden die bij LIRA nog in het krijt stonden als gevolg van eerder verstrekte, te hoog gebleken voorschotten, fouten opgetreden in de verrekening van na-uitkeringen. Het ging daarbij om enkele honderden personen op een totaal van meer dan 2000 leenrechthebbenden.
Het feit dat deze fouten zich hebben voorgedaan, valt ernstig te noemen. Ze zullen worden hersteld in een volgende repartitie-ronde die volgens plan halverwege het jaar 2000 plaats zal vinden, ongeveer tegelijk met de na-repartitie 1999.
Niet tijdig overgenomen correcties en aanvullingen
Als ernstig beoordeelde de klachtencommissie ook het feit dat auteurs die - met veel inspanningen - nog binnen de wel uiterst krap geworden inzendtermijn hun correcties en aanvullingen op de controle-specificaties 1999 hebben ingezonden, deze door tijdgebrek niet overgenomen zagen op de definitieve specificaties. Dat dit te wijten viel aan problemen met het computersysteem, waardoor oorspronkelijk beoogde data waarop controle-specificaties zouden worden verzonden, steeds verder in de tijd opschoven, zal door velen nog slechts met heel veel moeite als excuus aanvaard kunnen worden.
Niet overgenomen correcties en aanvullingen zullen alsnog worden overgenomen met het oog op de na-repartitie 1999 die voor halverwege 2000 op het programma staat. De inspanningen zijn dus niet voor niets geweest, maar de klachtencommissie kan zich voorstellen dat dat als een geringe troost wordt ervaren.
Tussentijds verhoogde boekenprijzen
In een betrekkelijk groot aantal gevallen vroegen auteurs in hun schriftelijk neergelegde klacht om een verhoging van de prijzen die bij de berekening van de leenrechtvergoeding een rol spelen.
Als het daarbij ging om tussentijdse verhogingen van de verkoopprijs bij een gelijkblijvend ISBN-nummer, kon op dat verzoek reglementair niet worden ingegaan. Immers, de leenrechtuitkering wordt berekend op grond van het aantal uitleningen in de steekproef alsmede op grond van de officiële verkoopprijs die bij eerste aanbieding door de uitgever aan het boek is meegegeven. Latere verhogingen van de prijs spelen pas weer een rol in de berekening, als die verhoging gepaard gaat met een nieuw ISBN-nummer. Dat zal bijvoorbeeld het geval zijn bij een gewijzigde herdruk of het uitkomen van een pocketeditie.
Om principiële redenen van evenredige compensatie is de prijsfactor indertijd in het reglement opgenomen. Om praktische redenen is tegelijk besloten niet elk jaar tot een zeer arbeidsintensieve en daardoor kostbare aanpassing van prijzen over te gaan.
Oeuvre-lijst
In een betrekkelijk groot aantal gevallen waren auteurs van mening dat ten onrechte geen aandacht was besteed aan door hen opgestuurde titels, aangezien die titels niet op de specificaties voorkwamen.
Om het systeem niet onnodig te belasten worden in de regel alleen titels ingevoerd die zijn uitgeleend. Of ze zijn uitgeleend, blijkt uit de steekproef. Opgegeven titels die niet als uitgeleend in het systeem zitten, worden, wanneer ze worden aangemeld, door de computer langs een groep uitgeleende titels geleid die nog niet aan een bepaalde auteur gekoppeld konden worden, bijvoorbeeld door het ontbreken van een ISBN-nummer. Komt de door de auteur opgegeven titel in dat nog niet gekoppelde bestand voor, dan zal deze titel promoveren naar de gekoppelde en uitgeleende titels en voortaan op de specificaties van de auteur verschijnen. Valt er echter geen koppeling te maken, dan trekt het systeem de conclusie dat het een niet uitgeleende titel betreft en dan verschijnt deze titel niet op de specificaties. Met andere woorden: de specificaties zijn geen oeuvre-lijsten, maar lijsten van uitgeleende titels.
Het kan in een enkel geval voorkomen dat titels die aanvankelijk waren uitgeleend, niet meer worden uitgeleend. In dat geval zal zo'n titel nog wel op de controle-specificatie blijven voorkomen, maar niet meer op de 'definitieve specificatie'.
Raadplegingen en uitleningen
in een aantal gevallen werd gevraagd om uitkering van leenrechtgeld voor wat in feite raadpleging van naslagwerken in openbare bibliotheken betrof. In de nieuwe auteursrechtelijke leenrecht-wetgeving van eind 1995 worden alleen uitleningen, geen raadplegingen, tot de handelingen gerekend waarvoor openbare bibliotheken een billijke vergoeding verschuldigd zijn. Aan het verzoek om een aanvullende herberekening in verband met raadplegingen kon dan ook niet worden voldaan. Praktisch zou dat ook niet uitvoerbaar zijn, omdat bibliotheken geen informatie leveren over het aantal raadplegingen, uitsluitend over het aantal uitleningen.
Aandelen verzamelwerken
Een aantal klachten had betrekking op de percentuele verdeling van aandelen die schrijvers, vertalers en bewerkers hebben in de vergoeding voor de uitleen van verzamelwerken, werken gemaakt door meer dan één auteur.
Op de leenrechtvergoeding zijn conform het LIRA-verdelingsreglement standaard verdeelsleutels van toepassing. Als er bijvoorbeeld meer dan één schrijver per boek is, ontvangt iedere schrijver een gelijk deel. Is een andere verdeling overeengekomen, dan kunnen rechthebbenden hiervan melding maken. Na ontvangst van de schriftelijke akkoordverklaring van alle betrokken auteurs met die onderlinge verdeling, wordt deze gecorrigeerd door middel van na-uitkeringen en zal de nieuwe verdeling voor de toekomst worden ingevoerd. In de regel blijft de beschikbare leenrechtvergoeding tot vijf jaar gereserveerd, daar leenrecht-aanspraken reglementair na deze periode vervallen.
Sterk wisselende omvang van het aantal uitleningen
Een aantal auteurs is verwonderd over sterke schommelingen in het aantal vermelde uitleningen. Zij vergeleken cijfers van een aantal jaren met elkaar.
Vermelde getallen hadden echter niet betrekking op het totale aantal uitleningen, maar op het aantal uitleningen in een steekproef. Deze steekproef kan van jaar tot jaar beduidend in omvang verschillen, zodat de getallen sterk kunnen schommelen zonder dat het feitelijke aantal uitleningen dezelfde variatie hoeft te vertonen.
De steekproef in 1999 was kleiner dan die in 1997 en 1998. Voor volgende jaren wordt weer een groei verwacht naar het 'oude' niveau van tegen de 50%.
Vervanging van forfaitaire prijs van f 25,00
Waar bij de berekening van de leenrechtvergoeding de verkoopprijs onbekend is, wordt een gemiddelde prijs van in Nederland verkochte boeken aangehouden, in de repartities 1997, 1998 en 1999 steeds afgerond op ƒ 25,00.
Wanneer in een klachtenprocedure blijkt dat de tijdelijk aangehouden gemiddelde prijs van ƒ 25,-- kennelijk onbillijk is, kan deze worden vervangen door de prijs bij eerste aanbieding door de uitgever aan de bibliotheken. Voorwaarde is dan wel dat deze prijs naar het oordeel van het LIRA-bestuur langs andere objectieve weg kan worden vastgesteld (bij voorbeeld aan de hand van Brinkmans Catalogus). Overigens is deze regeling niet van toepassing met terugwerkende kracht.
Nog niet opgenomen recente uitgaven
Een aantal auteurs spreekt er zijn bevreemding over uit dat recent verschenen boeken niet op de controle-specificatie staan. Zij gaan ervan uit dat hun boek wel degelijk is uitgeleend.
Dat laatste is heel goed mogelijk. Het kan echter enige tijd in beslag nemen, voordat een in de handel gebracht boek, ook daadwerkelijk in bibliotheken voor uitlening beschikbaar is. Dat kan net lang genoeg duren om buiten de peilperiode te vallen die voor de leenrechtrepartitie 1999 loopt van 1 juli 1998 tot 1 juli 1999. Het zijn de uitleningen uit deze peilperiode die in de steekproeven opgenomen worden. Wordt een boek op 1 augustus 1999 uitgeleend, dan kan die uitlening dus ook niet in de steekproef verschijnen. Dus wordt deze feitelijke uitlening niet in de leenrechtrepartitie 1999 betrokken, maar pas in de volgende, die van eind 2000.
Bevestiging ontvangst van correcties/aanvullingen
Een aantal leenrechthebbenden deed zijn beklag over het uitblijven van antwoorden op opgestuurde correcties en opmerkingen.
Nader onderzoek wees uit dat dit probleem zich vooral voordeed ten aanzien van correcties en opmerkingen die pas op termijn in een na-uitkering of na-repartitie zouden kunnen worden verwerkt. Het uitblijven van een reactie van de zijde van het bureau kan de indruk wekken dat de gemaakte correcties en opmerkingen niet aan de orde zouden komen en voorgoed terzijde waren gelegd.
Overleg met het management heeft geleid tot het besluit om ten aanzien van correcties en opmerkingen die pas op termijn in een na-uitkering of na-repartitie aan de orde zouden kunnen komen, in ieder geval een ontvangstbevestiging te sturen. Dit voornemen betreft dus slechts een deel van de toegestuurde correcties en opmerkingen.
Definitieve specificatie niet echt definitief
Een aantal klachten had betrekking op het definitieve karakter van de zogenoemde definitieve specificatie, de specificatie die volgt op de controle-specificatie. Men was bang dat men na het ontvangen van een definitieve specificatie te laat was voor het claimen van uitgeleende titels en geld.
Feit is dat de benaming 'definitieve specificatie' niet wil zeggen dat daarna geen correctie of aanvulling meer mogelijk zou zijn. Als iemands correcties of aanvullingen om wat voor reden dan ook niet meer verwerkt kunnen worden in de gewone repartitie op de definitieve specificatie, bestaat er altijd nog een na-repartitie, waarop die aanvullingen en correcties wel degelijk van invloed kunnen zijn. In die zin kan de benaming definitieve specificatie een verkeerde indruk wekken.
Aanspraken op leenrechtvergoedingen blijven vijf jaar geldig. Niet uitgekeerde gelden worden na verloop van die termijn weer bij de te verdelen gelden gevoegd, zoals LIRA dat ook doet met jaarlijkse exploitatie-overschotten.
KH