Verslag klachtencommissie leenrechtrepartitie 2002

Op 17 maart 2003 kwam de klachtencommissie van de Stichting lira bijeen om zich te beraden over klachten die bij de commissie werden ingediend naar aanleiding van de leenrecht-repartitie 2002. Waren het er vorig jaar nog zevenendertig, dit jaar bleef het aantal beperkt tot zeven. Van een klacht is sprake als een auteur bezwaar maakt tegen een aspect van de uitvoering van de leenrechtregeling en dat bezwaar na interventie van het lira-bureau niet weggenomen wordt, maar schriftelijk wordt voorgelegd aan de leenrecht-klachtencommissie van de Stichting lira.

Daling van de puntwaarde

Een tweetal klachten kan als representatief gezien worden voor de reacties die de leenrechtrepar-titie van eind 2002 opriep. Uit brieven, telefoontjes en e-mails sprak vaak enige verwondering, zo niet ergernis, dat bij een steekproef van tot nu toe ongekende omvang (zo’n 75% van het totaal aantal boekuitleningen) de puntwaarde die bij de berekening van de leenrechtuitkering een belangrijke rol speelt, zo sterk was gedaald, en daarmee ook, zo luidde de veronderstelling, de hoogte van de uitkering.

Het kan zijn dat auteurs soms een lager leenrechtbedrag hebben ontvangen, maar dat komt niet door een daling in de puntwaarde. Omdat er twee factoren een alles overheersende rol in de berekening van de uitkering spelen, het aantal uitleningen en de prijs van het boek bij eerste verschijnen, moeten die twee factoren bij elkaar gebracht worden in een getal dat de puntwaarde wordt genoemd, voordat tot een berekening van de uitkering per titel kan worden overgegaan. . Dat bij elkaar brengen gebeurt door het totaal aantal uitleningen dat in de steekproef aanwezig is, te vermenigvuldigen met de som van alle in de steekproef aanwezige prijzen. Dat levert een puntentotaal op. Het voor verdeling beschikbare bedrag wordt vervolgens gedeeld door dit puntentotaal en de uitkomst daarvan is de puntwaarde: zoveel eurocent per punt. 

Er zijn auteurs die ten onrechte deze puntwaarde (zoveel eurocent per punt) beschouwen als de leenrechtvergoeding per feitelijke uitlening. Dat is niet juist. Het gaat bij de puntwaarde niet om de leenrechtvergoeding per feitelijke uitlening. De puntwaarde is slechts een tussenstap in een nog onvoltooide berekening die altijd beperkt blijft tot uitleningen in de steekproef.

Om vervolgens op individueel niveau te komen tot een berekening van het leenrechtbedrag per titel wordt het aantal uitleningen van die titel van een specifieke auteur vermenigvuldigd met de voor die titel in het systeem aanwezige prijs bij eerste verschijnen (of bij een daaropvolgende gewijzigde editie met een ander ISB-nummer.) De uitkomst van die vermenigvuldiging levert het aantal punten op dat aan het totaal van de uitleningen van die specifieke titel wordt toegekend. Tot slot wordt het aan deze titel toegekende aantal punten vermenigvuldigd met de puntwaarde die we eerder hebben berekend. De uitkomst is het bedrag dat per specifieke uitgeleende titel -naar gelang het aantal uitleningen in de steekproef en naar gelang de verkoopprijs bij eerste verschijnen- als slotsom wordt berekend. Als deze bedragen aan het eind van de berekening bij elkaar worden opgeteld, verschijnt onder de streep het aan een schrijver of vertaler uit te betalen leenrechtbedrag.

Resumerend: de hoogte van puntwaarde schommelt naar gelang de omvang van de steekproef. Als de steekproef omvangrijk is en veel uitleningen omvat, zal het aantal punten hoog zijn. Als vervolgens het voor verdeling beschikbare bedrag gedeeld wordt door het aantal punten, zal bij een omvangrijke steekproef de puntwaarde dalen. Dat betekent niet, zoals vaak gevreesd wordt, dat de leenrechtvergoeding daarmee automatisch ook lager wordt.

De hoogte van de leenrechtvergoeding hangt nog altijd direct samen met het aantal uitleningen van een titel op het totaal van de uitleningen in de steekproef en de prijs van het uitgeleende boek in verhouding tot de prijs van de andere boeken in de steekproef.

De klachtencommissie heeft het bestuur van lira geadviseerd klachten over een daling van de leenrechtuitkering die hun grond vinden in dit misverstand, af te wijzen.

Hoger aantal uitleningen, lagere uitkering

Uit de reacties die bij het lira-bureau binnen kwamen en uit één klacht, bleek ook dat soms auteurs zich kwaad maakten over het feit dat een hoger aantal uitleningen op de uitbetalingsspecificatie gepaard ging met een lagere uitkering.

Sommige rechthebbenden kennen het aantal uitleningen in de steekproef een absolute waarde toe waar een relatieve waardetoekenning op zijn plaats zou zijn. Zoals in het begeleidend schrijven bij de specificatie leenrechtvergoedingen 2002 gememoreerd: de steekproef waar de leenrechtrepartitie eind 2002 op gebaseerd was, bestreek ca. 75 % van alle geregistreerde uitleningen in de periode van 1 juli 2001 tot 1 juli 2002. Over eenzelfde periode in 2000/2001wist Stichting Leenrecht, voor dit soort gegevens de toeleverancier van de Stichting lira, slechts 38 % van alle feitelijke uitleningen bij wijze van steekproef te vergaren. Dat is nog altijd wel zo’n drie keer zoveel als voorheen het ministerie van WVC, later OCW als steekproef bij elkaar kreeg, maar qua niveau lager dan wat Leenrecht de afgelopen jaren presteerde. Sterke schommelingen in de omvang van de steekproeven bemoeilijken het vergelijken van de uitleenresultaten van de jaren 2001 en 2002. Zo’n vergelijking kan slechts met een kans op succes uitgevoerd worden, als het centrale gegeven, een in omvang sterk wisselende steekproef, constant in het oog wordt gehouden. 

Een steekproef van de omvang als die van het jaar 2002 levert op de uitbetalingsspecificatie veelal veel hogere aantallen uitleningen op dan in 2001, maar dit zijn uitsluitend uitleningen in de steekproef. Uit die stijging alleen kan niet de conclusie getrokken worden dat het feitelijke aantal uitleningen ook omhoog is gegaan.

De klachtencommissie hoopt dat misverstanden als waarvan in deze klachten kennelijk sprake is, door voortdurende uitleg uit de weg worden geholpen. Klachten die als fundament dit misverstand hebben,dienen te worden afgewezen.

Lengte van procedure

Ook zijn er opmerkingen gemaakt en is er één klacht binnengekomen over de lengte van de procedure: van het moment dat de controlespecificatie wordt ontvangen tot het moment dat het leenrechtgeld op de bank- of girorekening wordt bijgeschreven. Als men wordt verzocht zijn aanvullingen en correcties op de controlespecificatie uiterlijk 12 november in te dienen, waarom moet het dan tot de derde week van december duren eer er geld wordt overgeschreven?

Het antwoord is eenvoudig: er moet tussen beiden momenten heel veel werk verzet worden. Vanaf het versturen van de controlespecificaties moeten er op het bureau van de Stichting lira in relatief korte tijd heel veel reacties van leenrechthebbenden verwerkt worden. De opzet is alle tijdig binnengekomen reacties in de databank op te nemen. Dat moet met de hand gebeuren. Dat kost veel tijd. Vervolgens moet het geautomatiseerde rekenprogramma de berekening van de leenrechtvergoedingen van alle rechthebbenden tot een goed einde brengen. In die geautomatiseerde verwerking zit een testfase die eerst met succes doorlopen moet worden, voordat uiteindelijk de overschrijvingsopdrachten door de financiële administratie in monsterbestanden naar de bank kunnen worden gezonden.

De klachtencommissie komt tot de conclusie dat in de meest recente leenrechtrepartitie een redelijke termijn tussen het uitgaan van de controlespecificaties, de verwerking van opgestuurde aanvullingen en correcties en het moment dat leenrechthebbenden hun leenrechtbedragen ontvangen, is gerealiseerd.

Grote letter- en pocket-edities

Een tweetal officiële klachten had betrekking op Grote Letter- en pocket-edities. Helaas komt het nog steeds voor dat auteurs andere edities van reeds eerder ingevoerde boektitels op hun uitbetalingsspecificatie en bij de berekening missen. Daarbij moet met name denken aan pocket-edities en Grote Letter-edities van eerder uitgegeven boeken. 

De klachtencommissie heeft geconstateerd dat het lira-bureau dit probleem heeft onderkend en dat er intern een werkgroep is opgericht die tot taak heeft de geautomatiseerde inleesmethode van de titelbestanden te verbeteren. Totdat die verbetering is bereikt, worden de ontbrekende edities na aanmelding door de auteur handmatig door het bureau van Stichting lira verwerkt. De klachtencommissie ondersteunt deze aanpak en adviseert auteurs die als gevolg van dit euvel benadeeld zijn, financieel te compenseren.

Positie van vertaler

Één officiële klacht had betrekking op de positie van vertalers in het Nederlandse leenrecht. Een Engelstalige schrijver, woonachtig in Nederland, vroeg om herziening van een toegekende verdeling. In die verdeling kreeg deze Engelstalige schrijver, samen met zijn co-auteur, in totaal 30% van de auteursvergoeding, en de vertaler die zijn in het Engels geschreven tekst voor boekpublicatie in het Nederlands had vertaald,70% . Hij meende dat zijn vertaler geen aandeel moest worden toegekend en aan hemzelf en zijn co-auteur ieder 50%.

De klachtencommissie reageerde op zijn verzoek negatief. Vertalers krijgen 70% van de leenrechtvergoeding per uitlening. Deze 70% is met instemming van de minister van Justitie in overeenstemming met zijn collega van OCW vastgelegd in het repartitiereglement van de Sectie geschriften van de Stichting Leenrecht. De argumentatie is gelegen in het feit dat de prestatie van de vertaler de in een vreemde taal gestelde tekst ontsluit voor de Nederlandse lezersmarkt. 

De prestatie van de vertaler wordt op deze 70% van de leenrechtvergoeding gewaardeerd in elke omstandigheid, dat wil zeggen: ongeacht of er van het in het Nederlands vertaalde boek een boekuitgave in een vreemde taal bestaat of niet. De in Nederland wonende auteur van buitenlandse afkomst die zijn teksten in zijn moedertaal schrijft en die vervolgens al dan niet in zijn opdracht laat vertalen in het Nederlands, zal er dus mee moeten leren leven dat zijn vertaler 70% van het auteursaandeel van de leenrechtvergoeding krijgt, en hijzelf slechts 30%. Eventuele onderlinge afspraken of contracten verhinderen niet dat lira aan de vertaler70% van de leenrechtvergoeding overmaakt en aan de oorspronkelijke auteur(s) 30%.

De klachtencommissie adviseert het lira-bestuur de klacht af te wijzen en de indiener van de klacht conform het bovenstaande te berichten 

Te late betaling

Een van de hiervoor genoemde klachten betrof tevens een uitbetaling die niet meer in 2002, maar in 2003 plaatsgevonden zou hebben.

De klachtencommissie adviseert het bestuur van lira daarnaar een onderzoek in te laten stellen. Bij de financiële administratie van lira is bekend wanneer bedragen van lira’s rekening afgeschreven zijn. Als die afschrijvingsdatum in het jaar 2003 valt, zal nagegaan moeten worden hoe dat komt, want in de regel zijn betalingen ook eind 2002 tijdig bij leenrechthebbenden binnengekomen, dat wil zeggen: voor het eind van het jaar.

Terugblik op 2001

Uit de reacties die bij het lira-bureau binnenkwamen, bleek dat de leenrechtrepartitie 2001, dus van een jaar eerder, nog steeds aanleiding geeft tot kritiek. Die kritiek betreft de tegenvallende uitkomsten, vooral het gevolg van een beduidende terugloop in het aantal door Nederlandse openbare bibliotheken bij de Stichting Leenrecht aangemelde uitleningen en het daardoor verminderde voor verdeling beschikbare bedrag. Dat is jammer genoeg een aangelegenheid waarop noch het bestuur van lira noch dat van Leenrecht enige invloed hebben. Gevoegd bij een correctie van het beschikbare bedrag vanwege een overbedeling in het jaar 2000 gaf dat over het algemeen een teruggang in de hoogte van uitkeringen te zien die alleen te betreuren valt. Daarbij kwam het feit dat de Stichting Leenrecht van de zijde van bibliotheken een op zichzelf voldoende, maar qua regionale spreiding misschien niet helemaal toereikende toelevering van uitleengegevens ontving. Het inmiddels bijna voltooide en binnenkort te publiceren onderzoek naar de methode en de kwaliteit van de genomen steekproeven heeft geen incorrecte wijze van registreren en verwerken aan het licht gebracht, maar de regionale spreiding is natuurlijk wel een belangrijk aspect van de steekproef. Vandaar dat de contracten die de Stichting Leenrecht, verantwoordelijk voor de steekproef, met een groot aantal bibliotheken over de toelevering van gegevens wil sluiten, de volledige steun heeft van lira. Zo’n contractueel vastgelegd netwerk van informatieleveranciers kan alleen maar de hoeveelheid, spreiding en kwaliteit van aangeleverde uitleengegevens verbeteren.

Het verheugt de klachtencommissie dat de resultaten van eind 2002 mede dankzij de inspan-ningen van de bureau-medewerkers van de Stichting lira en van de Stichting Leenrecht tot een beduidend geringer aantal klachten aanleiding hebben gegeven dan bij de vorige repartitie het geval was.

BS/KH